.png "دروس المعلوماتية")
تقنيات جمع المعلومات وتدفق البيانات | Techniques de collecte d'informations et flux de données
2 - تقنيات جمع المعلومات وتدفق البيانات
1. مقدمة: لماذا نجمع المعلومات؟
قبل تصميم أي قاعدة بيانات، لا بد من فهم عميق للنظام الموجود فعلاً داخل المؤسسة.هذه المرحلة تُسمى دراسة النظام الحالي (Étude de l'existant) وهي الركيزة الأساسية لكل مشروع قاعدة بيانات ناجح.
2. مراحل دراسة النظام الحالي
| المرحلة | المحتوى | المخرجات |
|---|---|---|
| 1 - جمع المعلومات | مقابلات، استبيانات، ملاحظة ميدانية | قائمة بالعمليات والإجراءات |
| 2 - دراسة الوثائق | فحص النماذج، الجداول، السجلات المستعملة | قاموس بيانات خام |
| 3 - تدفق المعلومات | تتبع مسار البيانات بين الأقسام والأفراد | مخطط تدفق البيانات (DFD) |
| 4 - تحليل مناصب العمل | فهم مهام كل موظف وما يحتاجه من معلومات | جدول مناصب العمل |
3. تقنيات جمع المعلومات
3.1 المقابلة (L'entretien / Interview)
المقابلة هي محادثة موجهة مع موظفين ومسؤولين داخل المؤسسة بهدف فهم سير العمل.
- المقابلة الحرة (Non directive): نقاش مفتوح دون أسئلة محددة مسبقاً.
- المقابلة الموجهة (Directive): أسئلة محددة ومعدّة مسبقاً.
- المقابلة شبه موجهة: مزيج بين النوعين، الأكثر فعالية عملياً.
مثال: أسئلة مقابلة لنظام تسيير مكتبة
- ما هي المعلومات التي تحتاجها يومياً في عملك؟
- كيف تسجل عملية استعارة الكتاب حالياً؟
- ما هي المستندات التي تملؤها أو تستقبلها؟
- كم مرة تحتاج إلى البحث في السجلات؟
- ما هي المشاكل التي تواجهها في النظام الحالي؟
3.2 الاستبيان (Le questionnaire)
وثيقة تحتوي على أسئلة مكتوبة تُوزَّع على عدد كبير من الموظفين.مناسبة عندما يكون عدد المستخدمين كبيراً ولا يمكن مقابلتهم جميعاً.
3.3 الملاحظة الميدانية (L'observation)
مراقبة مباشرة لسير العمل دون تدخل من المحلل.تكشف التفاصيل التي لا يذكرها الموظفون في المقابلات.
3.4 دراسة الوثائق الموجودة
فحص جميع النماذج والسجلات والتقارير المستخدمة حالياً في المؤسسة لاستخراج البيانات المتداولة.
4. تدفق البيانات (Flux d'information)
بعد جمع المعلومات، نقوم برسم مخطط يوضح كيف تتحرك البيانات داخل المؤسسة.هذا يُساعد على:
- تحديد مصادر البيانات (من يُنشئ البيانات؟).
- تحديد مسار البيانات (من يستقبلها ومن يعالجها؟).
- تحديد الأنشطة والعمليات التي تُغيّر البيانات.
4.1 مكونات مخطط تدفق البيانات (DFD)
| الرمز | الاسم | الوصف |
|---|---|---|
| ⬭ (بيضاوي) | العملية (Processus) | نشاط يعالج البيانات ويحولها |
| □ (مستطيل) | الكيان الخارجي | مصدر أو وجهة للبيانات خارج النظام |
| → (سهم) | تدفق البيانات | اتجاه حركة البيانات بين المكونات |
| ═ (شريطان) | مستودع البيانات | مكان تخزين البيانات مؤقتاً أو دائماً |
مثال: تدفق بيانات في نظام تسيير المكتبة
العميل → [طلب استعارة] → عملية: التحقق من التوفر
↓
مستودع: قاعدة الكتب
↓
عملية: التحقق من التوفر → [إذن الاستعارة] → العميل
↓
عملية: تسجيل الاستعارة → مستودع: سجل الاستعارات
5. تحديات جمع المعلومات
- مقاومة الموظفين: البعض يخشى أن تكشف الدراسة عن أخطائه.
- التحيز في الإجابات: الموظفون قد يصفون الوضع المثالي لا الحقيقي.
- تعارض المعلومات: موظفون مختلفون قد يصفون نفس العملية بطرق متناقضة.
- الحل: التثليث (Triangulation) - استخدام أكثر من تقنية للتحقق من المعلومات.
6. تمارين تطبيقية
تمرين 1:
أنت تدرس نظام تسيير مخزون في شركة تجارية. ضع قائمة بـ 10 أسئلة ستطرحها خلال مقابلتك مع مسؤول المخزن.
تمرين 2:
ارسم مخطط تدفق بيانات (DFD) بسيط لنظام تسجيل الطلاب في معهد للتكوين المهني، متضمناً: الطالب، إدارة المعهد، عملية القبول، مستودع بيانات الطلاب.