تحليل مذكرة "تصميم برنامج لتسيير مكتب الرقابة"

تحليل لمذكرة تخرج تقني سامي قواعد البيانات: "تصميم برنامج لتسيير مكتب الرقابة"

تتناول هذه المذكرة مشروع تخرج مهم يهدف إلى تصميم وإنجاز برنامج معلوماتي لتسيير مكتب الرقابة بمركز التكوين المهني والتمهين الشهيد علي ملوح ششار بالجزائر، وذلك كجزء من متطلبات نيل شهادة "تقني سامي في المعلوماتية / خيار قاعدة معطيات". يسعى هذا العمل، ، إلى معالجة التحديات الإدارية التي تواجه مكتب الرقابة في إدارة ومتابعة المتدربين.

إشكالية البحث والأهداف

تبرز إشكالية البحث من الزيادة الملحوظة في أعداد المتمرنين والمتمهنين بأنماط تكوين متنوعة (حضوري، تمهين، دروس مسائية، تأهيلي أولي، المرأة الماكثة بالبيت، جهاز منحة البطالة)، مما يجعل مكتب الرقابة مكتبًا حيويًا يتفاعل مع أقسام وأفراد مختلفين داخل المؤسسة. وقد لاحظت الدراسة المباشرة وجود صعوبات جمة في التعامل مع الأعباء المكتبية، خاصة مع قلة عدد الأعوان. الاعتماد على برامج مكتبية مثل MS Office أدى إلى مشكلات في الربط بين المعطيات، وغياب قاعدة بيانات موحدة ومحدثة، مما يعقد عمليات التحقق والاسترجاع السريع للمعلومات.

لذا، تمحورت الإشكالية الرئيسية حول كيفية تحسين إدارة مكتب الرقابة ومتابعة المتمرنين بفعالية عبر تنوع الأنماط (غيابات، إشعارات، اعتذارات، مقررات تنبيه، إنذار، توبيخ، فصل، شهادات التكوين والإدارية، إلخ). وقد افترضت المذكرة أن تحسين التسيير يمكن تحقيقه عبر تطوير وتنفيذ نظام معلوماتي شامل يدعم الربط الديناميكي للمعطيات ويوفر قاعدة بيانات موحدة ومحدثة، مما يسهم في تحسين الكفاءة العامة للمكتب.

أهداف الدراسة

قسمت أهداف الدراسة إلى مستويين:

• على مستوى المتربص: تطبيق المعارف النظرية، الاندماج مع الواقع العملي واكتساب الخبرات، وتقديم عمل نموذجي يحل مشكلات مكان التربص.
• على مستوى مكان التربص (مكتب الرقابة): إنجاز نظام معلوماتي آلي يهدف إلى تسهيل طباعة واستخراج المعلومات، وتسهيل الحصول والبحث عن المعلومات دون الرجوع للسجلات والأرشيف، تنظيم الأعمال والحد من الأخطاء، وربح الوقت.

منهجية الدراسة

اعتمدت المذكرة في تحليلها وتصميمها طريقة ميريز (Merise)، وهي منهجية فرنسية ظهرت بين 1978-1979 وتتميز بـ فصل المعطيات عن المعالجات، وتوفير نظرة شاملة للمؤسسة. تتبع هذه الطريقة منهجية مستويات الوصف والمراحل التالية:

• المستوى التصوري (Conceptual Level): يشمل النموذج التصوري للمعطيات (MCD) والنموذج التصوري للمعالجات (MCT).
• المستوى التنظيمي (Organizational Level): يشمل النموذج التنظيمي للمعطيات (MOT) والنموذج التنظيمي للمعالجات (MOPT).
• المستوى التقني (Technical Level): يشمل النموذج الفيزيائي للمعطيات (MPD) والنموذج الفيزيائي للمعالجات (MOPT).
• المراحل المنهجية:
  1. الفصل الأول: الدراسة التمهيدية.
  2. الفصل الثاني: الدراسة التصميمية.
  3. الفصل الثالث: الدراسة التطبيقية.

(يتطابق هذا الهيكل مع خطة العمل المقترحة لمذكرات التخرج، حيث يمثل الفصل الثالث في المذكرة المعنية الفصل الرابع في الخطة العامة).

الفصل الأول: الدراسة التمهيدية (الدراسة الموجودة)

يعتبر هذا الفصل المرحلة الأساسية في بناء قواعد البيانات، حيث يتم تحديد المشكلة وأهداف الجدوى للنظام المقترح. شملت الدراسة التمهيدية عدة جوانب:

• التعريف بمكان التربص (المؤسسة): مركز التكوين المهني والتمهين الشهيد علي ملوح ششار، وهو مؤسسة عمومية ذات طابع إداري ومالي مستقل، تابعة لوزارة التكوين والتعليم المهنيين. وتم تقديم معلومات أولية كالتسمية الكاملة، العنوان، أرقام الاتصال، البريد الإلكتروني، حساب الفيسبوك، ومراسيم الاعتماد والإنشاء. كما شملت الفضاءات والهياكل (المساحة الإجمالية، قدرة الاستيعاب النظرية، عدد الورشات وقاعات التدريس، الفضاءات الرياضية، المطعم، الداخلي)، والممتلكات والوسائل (السكنات، التجهيزات، المركبات)، والموارد البشرية (المناصب المالية، الأسلاك الخاصة والمشتركة، الحالات الأخرى، المناصب العليا).
• مهام المؤسسة: ضمان يد عاملة مؤهلة، تكوين تكميلي/تحويلي للعمال، وترقية الفئات الخاصة.
• أنماط التكوين والتخصصات: تم تحديد أنماط التكوين (حضوري، المرأة الماكثة بالبيت، التمهين، التأهيلي) وبعض التخصصات المتواجدة بالمركز لكل نمط.
• الهيكل التنظيمي للمؤسسة: تم شرح هيكل المؤسسة بدءًا بالمدير والأمانة، ثم مصلحة الاستقبال والإعلام والتوجيه والرقمنة، مصلحة التكوين الحضوري والتكوين المهني المتواصل، مصلحة التمهين، مصلحة الإدارة المالية والوسائل، والمساعد التقني والبيداغوجي.

• الرقابة (مكتب الرقابة): تتكفل الرقابة بـ تسيير غيابات وتأطير المتدربين والمتمهنين، تحضير قوائم الحاضرين الشهرية، السهر على النظام والانضباط، تحضير اجتماعات ومحاضر مجلس التأديب، تسير دخول وخروج المتدربين، تخطيط وتسيير التظاهرات الثقافية والرياضية، والسهر على الوقاية والأمن في هياكل الإيواء وقاعة الأكل، وجمع ملفات المنح.
• تحديد حقل الدراسة: تم تعريف مكتب الرقابة كـ "الدعامة الأساسية لتأطير حركة المتدربين والمتمهنين، والتكفل العام بمواظبتهم ومتابعة نشاطاتهم".
• الهيكل التنظيمي لحقل الدراسة: يتكون من مساعد التكوين رئيسي ومساعد التكوين.

• دراسة مناصب العمل: تم التعرف على المناصب المرتبطة بحقل الدراسة (مساعد التكوين رئيسي، مساعد التكوين) ووصف مهامهم والعتاد المستخدم.

• دراسة الوثائق: تمثل أداة لتخزين المعلومات، وتمت دراسة 27 وثيقة متداولة في حقل الدراسة بهدف جمع وتحليل البيانات لاستخدامها في قاعدة البيانات. من أمثلة الوثائق التي تم تحليلها:
  • محضر فتح الفرع: مرجع لنقل بيانات المتدربين أو المتمهنين.
  • بطاقة معلومات المتربص: مرجع لبيانات المتربصين أو المتمهنين.
  • كشف الحضور اليومي للغياب والتقرير اليومي للغياب: لمتابعة الغيابات.
  • رخصة الخروج والدخول: للسماح للمتربص بالخروج أو الدخول أثناء الدوام مع تبرير الغياب.
  • إشعار بغياب، إعذار، استدعاء: وثائق لمتابعة الغيابات والتواصل مع المتدرب أو وليه.
  • تعهد: تعهد بالالتزام بقوانين المؤسسة.
  • مقررات العقوبات (التنبيه، الإنذار، التوبيخ، الفصل): وثائق تصدر بحق المتدربين لعدم التزامهم بالقوانين.
  • شهادات التكوين، التربص، والإدارية: وثائق تسلم لإثبات الفترات التكوينية أو عند التحويل.

• دراسة السجلات: تم تحليل 6 سجلات رئيسية مثل سجل تسليم البطاقات، سجل الإشعار بالغياب، سجل العقوبات، سجل تسليم الشهادات، سجل محاضر اجتماع المجلس التأديبي، وسجل محاضر مجلس تنسيق المتدربين.
• مخطط تدفق المعلومات: يوضح تبادل المعلومات والوثائق بين مكتب الرقابة والمصالح الأخرى والمحيط الخارجي (المتدربين، الأولياء، الأستاذ، مسير المطعم، مصلحة التكوين الحضوري، مصلحة التمهين).
• دراسة الإجراءات: تتضمن إجراءات تحرير البطاقات، كشوفات الغياب، وثائق الانضباط والنظام التأديبي (وصل دخول/خروج، إشعار، إعذار، استدعاء، تعهد، مقررات العقوبات)، تسطير برنامج النشاطات الثقافية والرياضية السنوي، وتسجيل حضور المطعم.

نقد النظام الموجود والحلول المقترحة

• المشكلات المسجلة: العمل اليدوي، غياب استعمال الحاسوب، صعوبة التعامل مع كثرة الوثائق والبحث عنها، صعوبة إعداد الإحصائيات والتقارير الشهرية/السنوية، كثرة المهام ونقص الأعوان.
• الحلول المقترحة: إعداد برنامج لتسيير مكتب الرقابة، تبسيط العمليات، القضاء على تكرار المعلومات، إلغاء الوثائق المكررة، وتسهيل التعامل مع الوثائق بإدراج أجهزة الإعلام الآلي.

الفصل الثاني: الدراسة التصميمية

هذا الفصل يمثل الجانب النظري لتصميم النظام باتباع منهجية Merise.

• قاموس المعطيات (Data Dictionary): الخطوة الأهم التي تبدأ بـ جرد جميع المعطيات الموجودة في الوثائق، تحديد نوعها وحجمها، ثم تنقيتها بحذف المترادفات (Synonymes) كـ"سبب الغياب وسبب الخروج"، والمشتركات اللفظية (Homonymes) كـ"اسم ولقب المتربص"، والمعطيات المحسوبة (Elément calculés) التي يمكن استنتاجها. بعد التنقية، تم استخلاص قاموس المعطيات المصفى الذي يحتوي على جميع سمات البيانات اللازمة للنظام (مثال: اسم الأستاذ، اسم الاختصاص، اسم المتربص، تاريخ الميلاد، العنوان، أرقام الهواتف، نوع العقوبة، إلخ).
• قواعد التسيير (Management Rules): تم الكشف عن القواعد الأساسية التي تحكم تسيير البيانات داخل النظام، مثل وجود دورتين تكوينيتين في السنة، احتواء كل دورة على محاضر فتح الفروع، واحتواء كل اختصاص على عدة مدمجين، وقواعد تتعلق بوثائق الغياب والعقوبات والشهادات والنشاطات.
• النموذج التصميمي للمعطيات (MCD - Conceptual Data Model): وهو تمثيل رسومي للكائنات (Entités) والعلاقات (Relations) التي تربط بينها، مع تحديد الأصول والتبعيات. يوضح هذا المخطط البنية الأساسية للبيانات دون التطرق لكيفية تخزينها أو معالجتها.

• النموذج التصميمي للمعالجات (MCT - Conceptual Process Model): يهدف إلى إنشاء مخطط يضم مختلف العمليات (المعالجات) التي يتوقع حدوثها في حقل الدراسة دون تحديد الأفراد أو الوسائل أو التوقيت. يجيب هذا النموذج على السؤال "ماذا نفعل؟". من الأمثلة المقدمة لمعالجات MCT: "محضر افتتاح فرع"، "إشعارات وعقوبات الغيابات"، و"استخراج شهادة إدارية".

• النموذج التنظيمي للمعالجات (MOT - Organizational Process Model): يكمل MOT MCT بإضافة كل ما له علاقة بالتنظيم، مثل من يقوم بالمعالجة، طبيعة المعالجة (يدوية، آلية، نصف آلية)، أين تتم المعالجة (مصالح، مكاتب)، ومتى تتم المعالجة (مفهوم الزمن). وقد تم تقديم أمثلة لمعالجات MOT لنفس العمليات المذكورة في MCT: "محضر افتتاح فرع"، "إشعارات وعقوبات الغيابات"، و"استخراج شهادة إدارية".

• النموذج المنطقي للمعطيات (MLD - Logical Data Model): يمثل هذا النموذج تصويرًا للملفات المنطقية وتشكيلها وفقًا لقواعد الانتقال من MCD. يتم تحويل الكائنات إلى جداول، والخصائص إلى حقول، والأفراد إلى علاقات. بعد تطبيق هذه القواعد، تم استخراج 14 جدولًا رئيسيًا (مثل Absences, Activitee, Attestation, Avis, Stagiaire, Promotion, Sanction, Specialite, Enseignant, Parent) و3 جداول علاقة (مثل AvoirSanction, ParticipeA, PasserAuConseil).

الفصل الثالث: الدراسة التطبيقية

يمثل هذا الفصل الجانب العملي للمشروع، حيث تم وضع الدراسة التصميمية حيز التطبيق.

• النموذج الفيزيائي للمعطيات (MPD - Physical Data Model): يتمثل في تحويل النموذج المنطقي (MLD) إلى نموذج فيزيائي يمكن إنشاؤه مباشرة على نظام تشغيل قواعد البيانات (SGBD). تم تمثيله على شكل جداول SQL Server، مع تحديد أنواع البيانات وأحجام الحقول والمفاتيح الأساسية والأجنبية لكل جدول (مثال: جدول Absences يحتوي على NumAbs كمفتاح أساسي و NumIns و CodEns كمفاتيح أجنبية).
• أدوات الإنجاز:
  • SQL Server 2012: تم اختياره كنظام لإدارة قواعد البيانات. يتميز بدوره الأساسي كخادم قواعد بيانات تعتمد عليه الأعمال حول العالم، وقدرته على معالجة عدد كبير من العمليات في الثانية، وخصائص نسخة Express المجانية التي تعتبر مثالية للتعلم والتطبيقات البسيطة. وقد تم إنشاء قاعدة البيانات "SurvCentre_DB" عليه.
  • Delphi 10: تم اختياره كبيئة تطوير متكاملة ولغة برمجة (كانت Borland سابقًا، والآن Embarcadero Technologies). تعتبر Delphi لغة بصرية ومرئية ذات إنتاجية عالية، تسرع من تطوير البرامج والتطبيقات (RAD) باستخدام مكونات جاهزة وأدوات من مكتبة VCL. تم استخدام حزمة كائنات وأدوات ADO لتسيير قاعدة البيانات.
• أسباب اختيار أدوات التطوير: التوافق الكبير بين SQL Server 2012 وDelphi 10، حيث توفر Delphi طرقًا فعالة للربط بقواعد بيانات SQL Server (مثل SQL Server Native Client أو ODBC)، بالإضافة إلى أدوات مهمة لإنشاء التقارير وطباعتها.
• الأمن والحماية: تم توفير حماية على مستويين:
  • حماية قاعدة البيانات: عبر إنشاء مستخدمين في SQL Server ومنع الدخول غير المعرف، وتفعيل التعريف بواسطة Windows لمدير خادم قاعدة البيانات فقط.
  • حماية التطبيق: طلب معلومات الدخول (اسم مستخدم وكلمة عبور) عند كل تشغيل للبرنامج، يتم الحصول عليها من مدير خادم قاعدة البيانات، مما يضمن عدم استعمال البرنامج من الأشخاص غير المخولين.
• استخدام التطبيق عبر الشبكة: تم تصميم التطبيق ليكون قابلًا للاستخدام عبر شبكة محلية (LAN)، حيث يتم تنصيب خادم قواعد البيانات في جهاز مستقل، وتثبيت التطبيق على عدة أجهزة عميلة. يتم الاتصال بين العميل والخادم بواسطة بروتوكول TCP/IP، مع ضرورة إدخال كل مستخدم لاسم مستخدم وكلمة عبور تُنشأ على مستوى الخادم وتُسلم من الإدارة.
• الطباعة: يوفر البرنامج إمكانية طباعة وثائق عديدة، منها الشهادات المختلفة، تقارير الغيابات اليومية والشهرية، رخص الدخول والخروج، الإشعارات والتنبيهات والاستدعاءات، وقوائم المتدربين حسب الفروع والتخصصات.
• عرض بعض الشاشات من التطبيق: تم عرض لقطات شاشة لواجهات التطبيق المنجز، مثل نافذة حماية البرنامج عند التشغيل (تتطلب بيانات دخول يحددها المدير)، الواجهة الأساسية للبرنامج (التي تظهر الوظائف المتاحة حسب دور المستخدم)، نافذة إدارة الفروع (لإدخال وتعديل بيانات الفرع)، نافذة التخصصات، نافذة ملف متربص، نافذة استدعاء (مع إمكانية طباعة الاستدعاء)، نافذة الشهادات التي يقدمها المركز، ونافذة إدارة الغيابات وطباعة التقارير.

خاتمة عامة

تُوجت المذكرة بـإنجاز برنامج يستجيب إلى حد كبير لمتطلبات المستخدمين، حيث تم إنشاء قاعدة بيانات شاملة تغني عن عشرات الوثائق والسجلات التي كانت تتم يدوياً. كما تم تطوير تطبيق يساعد على تسيير مكتب الرقابة، مع توفير خاصية طباعة الوثائق اللازمة لكل عملية.

لقد أقرّت الدراسة بأن مرحلة دراسة الموجودات كانت معقدة نسبيًا واستغرقت وقتًا كبيرًا نظرًا للكم الهائل من الوثائق وتكرار بياناتها وتداخلها، ولكن تم السعي لإزالة هذه العوائق لإنشاء نظام آلي بالكامل. وعلى الرغم من الاعتراف بوجود نقائص على مستوى الدراسة النظرية والجانب التطبيقي، فإن إعداد المذكرة وفر تجربة غنية بالمعارف واكتسبت منها المتربصتان مهارات جديدة في تصميم وتطوير البرامج.

اقتراح للمستقبل

تم اقتراح إنشاء تطبيق على هاتف ذكي أو موقع إلكتروني للأساتذة، ليكون متصلًا بقاعدة البيانات عن بعد عبر الشبكة المحلية أو الإنترنت، بهدف تسهيل مراقبة البيانات وتقليل الحاجة إلى التواصل الشخصي مع الإدارة.

لقد قدمت هذه الدراسة فرصة ثمينة لتطبيق النظريات في بيئة عملية، مع التطلع إلى البناء على ما تم تعلمه ومعالجة النقائص في الفرص القادمة، ومواصلة متابعة التطورات الجديدة في مجال تكنولوجيا المعلومات وإدارة البيانات.